Casi todas las plantas y oficinas de Tijuana tienen uno. Transparente, con llave, atornillado junto al checador. Y en muchas, lo que hay adentro después de seis meses cabe en una mano.
Desde que la NOM-035 pide a los centros de trabajo mecanismos seguros y confidenciales para recibir quejas, el buzón dejó de ser un adorno de recursos humanos. Tenerlo colgado y lograr que se use, sin embargo, son dos logros distintos.
Dónde está colgado dice más que el letrero
Un buzón frente a la oficina del supervisor, o debajo de la cámara de la entrada, manda un mensaje aunque nadie lo escriba: aquí te van a ver.
Funciona mejor en un paso de todos, donde detenerse unos segundos no llama la atención, como el pasillo a la cafetería o la zona de lockers.
El acrílico transparente tiene un problema
Lo transparente se ve limpio y demuestra que el buzón sí se vacía. También deja ver la letra de la hoja de hasta arriba. En un área donde todos se conocen, eso basta para que nadie escriba nada delicado.
La solución es sencilla: frente de acrílico de color o esmerilado, o un cuerpo transparente con ranura angosta que obligue a doblar la hoja. Se sigue viendo que hay papeles y ninguno se puede leer.
La hoja y la pluma tienen que estar ahí
Parece un detalle y es donde se pierden muchas quejas. Si hay que ir a buscar papel, la idea se enfría en el camino. Un portaformatos pegado al buzón, con un formato corto y una pluma sujeta, convierte la intención en papel en el mismo minuto.
Lo que hace que la gente vuelva a usarlo
Dos cosas: quién tiene la llave y qué pasa después. Si la llave la guarda la misma persona de la que la gente se queja, el buzón está muerto antes de colgarlo. Conviene que lo abran dos personas juntas, o un comité, y que todos lo sepan.
Y después, contestar a la vista. Un tablero junto al buzón con lo que se recibió y lo que se hizo, aunque sea una línea por tema, es lo que trae la segunda queja. Cuando la gente ve que un papel movió algo, escribe el siguiente.
¿La NOM-035 obliga a tener buzón?
La norma pide disponer de mecanismos seguros y confidenciales para recibir quejas y denunciar violencia laboral; no dice que tenga que ser un buzón. Un buzón bien ubicado, con llave controlada, es de las formas más sencillas de tener ese mecanismo a la vista de todos.
¿Le pueden poner el logo de la empresa?
Sí, grabado con láser o impreso, junto con la leyenda y las instrucciones de uso.
¿Fabrican uno solo o solo por volumen?
Desde una pieza. Si tienes varias plantas o varios turnos, la primera que apruebes se vuelve el modelo para las demás.